CONSERVACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN FISCAL-CONTABLE-MERCANTIL DE LA EMPRESA
¿Cuánto tiempo debe conservar una empresa su documentación fiscal, contable, laboral y mercantil?
La gestión documental es una de las obligaciones más importantes para cualquier empresa o autónomo. Conservar correctamente facturas, contratos, libros contables o documentación laboral no solo evita sanciones, sino que también garantiza seguridad jurídica ante posibles inspecciones o reclamaciones.
En este artículo te explicamos, de forma clara y práctica, cuánto tiempo debes guardar cada tipo de documento, según la normativa fiscal, mercantil, laboral y otras obligaciones específicas.
🧾 1. Documentación fiscal: el plazo general es de 4 años
Según el artículo 165 de la Ley del IVA, las facturas recibidas, justificantes contables y copias de facturas emitidas deben conservarse durante el plazo de prescripción del impuesto, es decir, 4 años.
“Las facturas recibidas, los justificantes contables y las copias de las facturas expedidas deberán conservarse […] durante el plazo de prescripción del Impuesto.” (Ley 37/1992, art. 165)
Este plazo se aplica también a justificantes de IRPF, pagos fraccionados, declaraciones y demás obligaciones tributarias.
📌 Importante: Los 4 años empiezan a contar desde el día siguiente al fin del plazo voluntario de presentación.
📘 2. Documentación mercantil: obligación de conservar durante 6 años
El Código de Comercio establece que los empresarios deben conservar libros, correspondencia y documentación contable durante 6 años desde el último asiento realizado.
“Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio […] durante seis años.” (Código de Comercio, art. 30)
En la práctica, este plazo cubre y supera el plazo fiscal de 4 años.
🏢 3. Bienes de inversión: plazos especiales (9 y 13 años)
Los bienes de inversión tienen reglas específicas debido a la regularización del IVA:
Bienes muebles (ordenadores, maquinaria, vehículos): 9 años (5 de regularización + 4 de prescripción).
Bienes inmuebles (locales, naves, terrenos): 13 años (9 de regularización + 4 de prescripción).
Además, deben conservarse todas las facturas relacionadas con su adquisición y uso.
📉 4. Bases imponibles negativas del Impuesto sobre Sociedades: 10 años
Si una empresa genera pérdidas compensables, la documentación que las acredita debe conservarse al menos 10 años.
“El derecho de la Administración para comprobar las bases imponibles negativas prescribirá a los 10 años…” (Ley del IS, art. 26.5)
👥 5. Documentación laboral: mínimo 4 años
Contratos, nóminas, seguros sociales y finiquitos deben conservarse 4 años, plazo vinculado a la prescripción de infracciones laborales y de Seguridad Social.
Además:
Reclamaciones salariales: prescriben al año.
Documentación de prevención de riesgos laborales: recomendable conservarla durante largos periodos.
Informes médicos vinculados a accidentes o incapacidades: conservación indefinida.
📝 6. Contratos y documentación jurídica
Préstamos personales: 5 años desde la cancelación.
Préstamos hipotecarios: 5 años desde la cancelación.
Contratos de arrendamiento: vigencia + 5 años.
Seguros: vigencia + 5 años (contrato, primas e indemnizaciones).
Vehículos: conservar documentación mientras se sea propietario y el justificante de venta durante 6 meses.
🏦 7. Documentación bancaria y facturas de compras
Extractos bancarios y justificantes: hasta verificar su corrección.
Justificantes de pagos de suministros o comunidad: 5 años.
Facturas de bienes adquiridos: conservar durante toda su vida útil, especialmente si pueden afectar a un seguro.
💼 8. Prevención de blanqueo de capitales: 10 años
Los sujetos obligados por la Ley 10/2010 deben conservar la documentación acreditativa del cumplimiento normativo durante 10 años.
🏁 9. Cierre de empresa: documentación que conviene guardar para siempre
Aunque no sea obligatorio, es recomendable conservar indefinidamente:
Cuentas anuales firmadas.
Libros contables y copias de seguridad.
Contratos relevantes o de larga duración.
📊 Tabla resumen de plazos de conservación
Tipo de documento
Plazo mínimo
Observaciones
Documentación mercantil
6 años
Art. 30 C. Comercio
Documentación fiscal general
4 años
IVA, IRPF, IS
Bienes de inversión muebles
9 años
IVA: regularización + prescripción
Bienes de inversión inmuebles
13 años
IVA: regularización + prescripción
Bases imponibles negativas
10 años
Comprobación IS
Blanqueo de capitales
10 años
Sujetos obligados
Documentación laboral
4 años
Desde fin de relación
PRL y accidentes
Plazo amplio
Recomendable conservación prolongada
Préstamos personales
5 años
Desde cancelación
Hipotecas
5 años
Desde cancelación
Arrendamientos
Vigencia + 5 años
Reclamaciones
Seguros
Vigencia + 5 años
Primas e indemnizaciones
🧠 Conclusión: conservar bien es proteger tu empresa
La normativa obliga a conservar documentación durante distintos plazos según su naturaleza. En IQ Consultoría recomendamos:
Regla general: conservar todo al menos 6 años.
Activos y bienes de inversión: revisar plazos específicos (hasta 13 años).
Pérdidas fiscales: guardar documentación 10 años.
Cuando haya dudas: conservar. Un archivo ordenado es una inversión en tranquilidad.