Consejos IQ para tu gestión empresarial

Descubre las mejores prácticas y novedades en gestión fiscal, contable y laboral para empresas, autónomos, asociaciones y fundaciones con IQ CONSULTORIA en Madrid.

CONSERVACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN FISCAL-CONTABLE-MERCANTIL DE LA EMPRESA

05/18/2026IQ CONSULTORIA

¿Cuánto tiempo debe conservar una empresa su documentación fiscal, contable, laboral y mercantil? La gestión documental es una de las obligaciones más importantes para cualquier empresa o autónomo. Conservar correctamente facturas, contratos, libros contables o documentación laboral no solo evita sanciones, sino que también garantiza seguridad jurídica ante posibles inspecciones o reclamaciones. En este artículo te explicamos, de forma clara y práctica, cuánto tiempo debes guardar cada tipo de documento , según la normativa fiscal, mercantil, laboral y otras obligaciones específicas. 🧾 1. Documentación fiscal: el plazo general es de 4 años Según el artículo 165 de la Ley del IVA, las facturas recibidas, justificantes contables y copias de facturas emitidas deben conservarse durante el plazo de prescripción del impuesto , es decir, 4 años . “Las facturas recibidas, los justificantes contables y las copias de las facturas expedidas deberán conservarse […] durante el plazo de prescripción del Impuesto.” (Ley 37/1992, art. 165) Este plazo se aplica también a justificantes de IRPF, pagos fraccionados, declaraciones y demás obligaciones tributarias. 📌 Importante: Los 4 años empiezan a contar desde el día siguiente al fin del plazo voluntario de presentación. 📘 2. Documentación mercantil: obligación de conservar durante 6 años El Código de Comercio establece que los empresarios deben conservar libros, correspondencia y documentación contable durante 6 años desde el último asiento realizado. “Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio […] durante seis años.” (Código de Comercio, art. 30) En la práctica, este plazo cubre y supera el plazo fiscal de 4 años. 🏢 3. Bienes de inversión: plazos especiales (9 y 13 años) Los bienes de inversión tienen reglas específicas debido a la regularización del IVA: Bienes muebles (ordenadores, maquinaria, vehículos): 9 años (5 de regularización + 4 de prescripción). Bienes inmuebles (locales, naves, terrenos): 13 años (9 de regularización + 4 de prescripción). Además, deben conservarse todas las facturas relacionadas con su adquisición y uso. 📉 4. Bases imponibles negativas del Impuesto sobre Sociedades: 10 años Si una empresa genera pérdidas compensables, la documentación que las acredita debe conservarse al menos 10 años . “El derecho de la Administración para comprobar las bases imponibles negativas prescribirá a los 10 años…” (Ley del IS, art. 26.5) 👥 5. Documentación laboral: mínimo 4 años Contratos, nóminas, seguros sociales y finiquitos deben conservarse 4 años , plazo vinculado a la prescripción de infracciones laborales y de Seguridad Social. Además: Reclamaciones salariales: prescriben al año. Documentación de prevención de riesgos laborales: recomendable conservarla durante largos periodos . Informes médicos vinculados a accidentes o incapacidades: conservación indefinida . 📝 6. Contratos y documentación jurídica Préstamos personales: 5 años desde la cancelación. Préstamos hipotecarios: 5 años desde la cancelación. Contratos de arrendamiento: vigencia + 5 años. Seguros: vigencia + 5 años (contrato, primas e indemnizaciones). Vehículos: conservar documentación mientras se sea propietario y el justificante de venta durante 6 meses. 🏦 7. Documentación bancaria y facturas de compras Extractos bancarios y justificantes: hasta verificar su corrección. Justificantes de pagos de suministros o comunidad: 5 años . Facturas de bienes adquiridos: conservar durante toda su vida útil , especialmente si pueden afectar a un seguro. 💼 8. Prevención de blanqueo de capitales: 10 años Los sujetos obligados por la Ley 10/2010 deben conservar la documentación acreditativa del cumplimiento normativo durante 10 años . 🏁 9. Cierre de empresa: documentación que conviene guardar para siempre Aunque no sea obligatorio, es recomendable conservar indefinidamente: Cuentas anuales firmadas. Libros contables y copias de seguridad. Contratos relevantes o de larga duración. 📊 Tabla resumen de plazos de conservación Tipo de documento Plazo mínimo Observaciones Documentación mercantil 6 años Art. 30 C. Comercio Documentación fiscal general 4 años IVA, IRPF, IS Bienes de inversión muebles 9 años IVA: regularización + prescripción Bienes de inversión inmuebles 13 años IVA: regularización + prescripción Bases imponibles negativas 10 años Comprobación IS Blanqueo de capitales 10 años Sujetos obligados Documentación laboral 4 años Desde fin de relación PRL y accidentes Plazo amplio Recomendable conservación prolongada Préstamos personales 5 años Desde cancelación Hipotecas 5 años Desde cancelación Arrendamientos Vigencia + 5 años Reclamaciones Seguros Vigencia + 5 años Primas e indemnizaciones 🧠 Conclusión: conservar bien es proteger tu empresa La normativa obliga a conservar documentación durante distintos plazos según su naturaleza. En IQ Consultoría recomendamos: Regla general: conservar todo al menos 6 años . Activos y bienes de inversión: revisar plazos específicos (hasta 13 años). Pérdidas fiscales: guardar documentación 10 años . Cuando haya dudas: conservar. Un archivo ordenado es una inversión en tranquilidad.

Cómo darse de alta como autónomo en España

05/15/2026IQ CONSULTORIA

Darse de alta como autónomo es un paso decisivo para cualquier profesional que inicia su actividad por cuenta propia. Aunque el proceso puede parecer complejo, siguiendo los pasos adecuados y con una buena planificación, el trámite se vuelve mucho más sencillo. En esta guía te explicamos de forma clara qué necesitas, qué obligaciones tendrás y cómo cumplir con la normativa desde el primer día. 1. Certificado digital: el primer paso imprescindible Antes de iniciar cualquier trámite, necesitarás un certificado digital para identificarte ante la Administración. Tal como indica el documento: “Hay varios tipos de certificados digitales: el certificado digital de persona física de la FNMT, el sistema Cl@ve permanente y los certificados asociados al DNI electrónico.” Cualquiera de estos sistemas te permitirá presentar modelos, realizar altas y gestionar tus obligaciones fiscales y laborales de forma telemática. 2. Alta en Hacienda: elección del IAE y presentación del Modelo 036 El siguiente paso es comunicar a la Agencia Tributaria el inicio de tu actividad profesional. Para ello deberás: Elegir el epígrafe del IAE El epígrafe determina cómo debes facturar , si estás sujeto a IVA, qué retenciones aplicar y qué modelos presentar. El documento lo resume así: “Indicar el epígrafe o código de actividad profesional: este determinará cómo se debe facturar y qué declaraciones trimestrales hay que presentar.” Presentar el Modelo 036 En esta declaración censal se especifica: Actividad que vas a realizar Régimen de IVA Régimen de IRPF Retenciones aplicables Datos fiscales del autónomo Es un trámite esencial para quedar correctamente registrado ante Hacienda. 3. Alta en la Seguridad Social: inscripción en el RETA Una vez realizado el alta en Hacienda, dispones de 60 días para darte de alta en la Seguridad Social dentro del Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) . Según el documento: “Se necesita el Modelo 036, DNI y el modelo TA 521/1 de alta en el RETA.” Tarifa plana para nuevos autónomos Si es tu primera alta, puedes beneficiarte de la conocida tarifa plana: “Durante los primeros 24 meses como autónomo puede beneficiarse de bonificaciones en el pago de la cuota.” Esto supone una reducción importante en la cuota mensual durante los primeros años de actividad. 4. Obligaciones fiscales y contables del autónomo Una vez dado de alta, comienzan tus obligaciones periódicas. El documento detalla: Obligaciones contables Libro de ingresos Libro de gastos Libro de bienes de inversión Libro de provisiones de fondos y suplidos Obligaciones fiscales Los modelos más habituales son: Modelo 130 – Pago fraccionado del IRPF Modelo 303 – Autoliquidación del IVA Modelo 111 – Retenciones de trabajadores y profesionales Modelo 115 – Retenciones de alquiler Modelos 180 y 190 – Resúmenes anuales Modelo 390 – Resumen anual de IVA Modelo 347 – Declaración anual de operaciones con terceros Cada autónomo debe presentar unos u otros según su actividad y obligaciones. 5. Otras obligaciones adicionales Dependiendo de tu actividad, puede que necesites cumplir con trámites adicionales: Licencia de apertura si vas a abrir un local Comunicación de apertura de centro de trabajo si vas a contratar personal Tal como recoge el documento: “Licencia de obras y de apertura en el Ayuntamiento de tu localidad, si va a abrir un local.” Conclusión: un proceso más sencillo con asesoramiento profesional Darse de alta como autónomo implica varios pasos y obligaciones, pero con una buena planificación y el acompañamiento adecuado, el proceso se vuelve mucho más ágil y seguro. En una asesoría profesional te ayudamos a: Elegir el epígrafe correcto Presentar el Modelo 036 Gestionar el alta en el RETA Cumplir con tus obligaciones fiscales y contables Optimizar tus impuestos desde el primer día

Asociaciones y Fundaciones

05/15/2026IQ CONSULTORIA

Asociación o Fundación: ¿qué forma jurídica elegir? Elegir entre constituir una asociación o una fundación es una de las primeras decisiones clave para cualquier proyecto social, cultural o educativo. Aunque ambas entidades comparten la ausencia de ánimo de lucro, su estructura, requisitos y funcionamiento son muy diferentes. 👥 1. Naturaleza y finalidad: personas vs. patrimonio La diferencia más importante está en su esencia: La asociación se basa en un “sustrato personal (unión de personas)” . La fundación se basa en un “sustrato patrimonial (bienes aportados por un fundador)” . Esto significa que: En una asociación , lo relevante son los socios y su participación. En una fundación , lo esencial es el patrimonio destinado a un fin de interés general. 🧑‍🤝‍🧑 2. Miembros y órganos de gobierno Asociación Formada por socios con voz y voto. Órganos: Asamblea General (soberanía) y Junta Directiva (gestión). La elección de ambos órganos debe ser democrática . El documento lo expresa así: “Toda asociación debe contar con una Asamblea General… y una Junta Directiva… Las funciones de la Junta Directiva se extenderán… a todos los actos propios de las finalidades de la asociación.” Fundación No tiene socios. Órgano único: Patronato , formado por al menos 3 miembros. No rinde cuentas ante una asamblea, pero está sujeto a los fines fundacionales y a las directrices del fundador. 📝 3. Requisitos para constituirlas Asociación Mínimo 3 personas . No se exige capital inicial. Los documentos pueden ser públicos o privados . Fundación Puede constituirla una sola persona . Obligatorio hacerlo mediante escritura pública . Requiere una dotación inicial de 30.000 € , aunque puede ser menor si se justifica su suficiencia. El documento señala: “Como mínimo, el fundador deberá realizar un desembolso inicial del 25% y el resto en un plazo inferior a 5 años.” 🗂️ 4. Inscripción registral y personalidad jurídica Aquí encontramos una diferencia clave: Asociación La personalidad jurídica se adquiere por el simple hecho de constituirse . La inscripción en el registro es declarativa , no constitutiva. Si no está inscrita, la responsabilidad frente a terceros es solidaria entre los promotores. Fundación La inscripción en el Registro de Fundaciones es constitutiva . Sin inscripción, no existe jurídicamente . 🧾 5. Régimen fiscal Ambas son sujetos pasivos del Impuesto de Sociedades, pero con matices: Asociaciones y fundaciones con ingresos reducidos pueden estar exentas de declarar . Las entidades acogidas a la Ley 49/2002 disfrutan de un régimen fiscal muy beneficioso. Las que no se acogen tributan en condiciones generales, aunque algunas rentas pueden estar exentas. 📌 6. ¿Qué elegir para tu proyecto? La elección depende de la naturaleza del proyecto: Elige Asociación si: El proyecto se basa en la participación activa de personas. Buscas una estructura democrática. No dispones de un patrimonio inicial elevado. Elige Fundación si: El proyecto se sostiene en un patrimonio inicial. La finalidad es estrictamente de interés general . Se busca una estructura más estable y menos dependiente de socios. 🧭 Conclusión Tanto asociaciones como fundaciones son herramientas valiosas para impulsar proyectos sin ánimo de lucro, pero su estructura, obligaciones y funcionamiento son muy distintos. Comprender estas diferencias es clave para elegir la forma jurídica adecuada y evitar problemas futuros. Si necesitas asesoramiento para constituir una asociación o fundación, en IQ Consultoría te acompañamos en todo el proceso: redacción de estatutos, inscripción registral, obligaciones fiscales y puesta en marcha.

OBLIGACIONES FISCALES Y MERCANTILES DE UNA SOCIEDAD

05/15/2026IQ CONSULTORIA

Obligaciones Fiscales y Legales que Toda Empresa Debe Cumplir en España Cumplir con las obligaciones fiscales, mercantiles y legales es esencial para evitar sanciones, mantener la actividad empresarial sin interrupciones y garantizar una gestión transparente. En este artículo te explicamos, de forma clara y ordenada, cuáles son los principales compromisos que debe atender una empresa española a lo largo del año. 📅 Impuestos Trimestrales: lo que debes presentar cada trimestre Según el documento, “la presentación se realiza los días 20 del mes posterior a cada trimestre” . Los modelos obligatorios son: Modelo 303 – IVA Declaración del IVA resultante de la diferencia entre el IVA soportado en compras y el repercutido en ventas. Modelo 115 – Retenciones de alquileres IRPF aplicado a arrendamientos de inmuebles urbanos. Modelo 111 – Retenciones de trabajadores y profesionales Incluye retenciones por nóminas, autónomos y otros rendimientos del trabajo. 🏢 Pago Fraccionado del Impuesto de Sociedades El documento indica que el Modelo 202 corresponde a los pagos a cuenta del beneficio empresarial. Fechas de presentación: 20 de abril 20 de octubre 20 de diciembre Estos pagos permiten adelantar parte del Impuesto de Sociedades del ejercicio en curso. 📆 Impuestos Anuales: el gran cierre fiscal El calendario fiscal anual incluye varias obligaciones clave: Enero Modelos 180 , 190 y 390 : resúmenes anuales de retenciones e IVA. Febrero Modelo 347 : operaciones con terceros superiores a 3.006 €. Julio Modelo 200 : Impuesto de Sociedades, antes del 25 de julio. Otros Modelo 349 : operaciones intracomunitarias. 📚 Obligaciones Mercantiles: más allá de los impuestos Formulación de Cuentas Anuales 3 meses tras el cierre (31/03) Legalización de libros contables 4 meses tras el cierre (30/04) Aprobación de cuentas por la Junta 6 meses tras el cierre (30/06) Depósito de cuentas en el RegistroHasta el 30/07 Cumplir estos plazos es fundamental para evitar sanciones y mantener la empresa al día en el Registro Mercantil. Su incumplimiento puede suponer el Cierre registral de la sociedad , lo que impide inscribir nuevas escrituras. 🛡️ Prevención de Riesgos Laborales Según el documento, la PRL es una obligación legal (Ley 31/95, art. 14) para cualquier empresa, autónomo con trabajadores a su cargo . Su objetivo es garantizar la seguridad y salud de la plantilla frente a los riesgos derivados de su trabajo 🔐 Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) El documento indica que el RGPD es obligatorio para: “todas las empresas de la UE y no comunitarias con actividad en la UE”. Principales obligaciones: 1. Ámbito de aplicación Afecta a cualquier empresa que trate datos personales. 2. Sanciones 3. Consentimiento Debe ser expreso para el tratamiento de datos. 4. Comunicación de brechas Debe realizarse en menos de 72 horas . 🗂️ Obligaciones RGPD para Empresas El documento resume cuatro pilares esenciales: Registro de actividades de tratamiento. Medidas de seguridad y plan de contingencia. Web con aviso legal, política de privacidad y cookies. Delegado de Protección de Datos (DPO) cuando sea necesario.